SPN Logistics

Za kulisami pracy ÔÇô za co odpowiada administrator w firmie spedycyjnej?

Home ┬╗ Za kulisami pracy ÔÇô za co odpowiada administrator w firmie spedycyjnej?
Za kulisami pracy ÔÇô za co odpowiada administrator w firmie spedycyjnej
Za kulisami pracy ÔÇô za co odpowiada administrator w firmie spedycyjnej

W spedycji ka┼╝dy detal ma znaczenie. Za kulisami tej dynamicznej bran┼╝y kryje si─Ö praca administratora ÔÇô osoby, kt├│ra dba o to, aby wszystkie elementy spedycji do siebie pasowa┼éy. W tym artykule przybli┼╝ymy rol─Ö i znaczenie administratora w firmie spedycyjnej.

Na czym polega praca w administracji?

Wed┼éug definicji administracja to zarz─ůdzanie i wsparcie w realizacji proces├│w. Spedycyjna rzeczywisto┼Ť─ç wymaga jednak, aby rozumie─ç to poj─Öcie nieco szerzej. W praktyce g┼é├│wnym zadaniem dzia┼éu administracji jest asystowanie i wsparcie pozosta┼éych dzia┼é├│w tak, aby ich praca przebiega┼éa sprawnie, z dobrymi wynikami i bezproblemowo. Z tego powodu dzia┼é administracji firmy spedycyjnej ma tym wi─Öcej pracy, im wi─Öcej obs┼éuguje projekt├│w oraz im wi─Öcej zlece┼ä otrzymuj─ů dzia┼éy operacyjne. Pracownicy administracji pozostaj─ů w sta┼éym kontakcie ze wszystkimi dzia┼éami firmy. Ka┼╝dy proces spedycyjny to zbi├│r wsp├│┼ézale┼╝no┼Ťci, dlatego tak potrzebna jest dobra komunikacja i otwarto┼Ť─ç na ludzi. To cechy wymagane z jeszcze jednego powodu ÔÇô pracownicy tego dzia┼éu reprezentuj─ů firm─Ö przed klientami, podwykonawcami, partnerami biznesowymi oraz w urz─Ödach.

Zadania administratora w spedycji

Administracja w bran┼╝y spedycyjnej cechuje si─Ö wysok─ů interdyscyplinarno┼Ťci─ů. Zakres pracy i r├│┼╝norodno┼Ť─ç zagadnie┼ä wymusza na pracownikach specjalizacj─Ö w wielu dziedzinach jednocze┼Ťnie. Oto obowi─ůzki administratora transportu:

  • Przygotowanie dokument├│w wysy┼ékowych ÔÇô faktur, zam├│wie┼ä zakupu i list├│w przewozowych;
  • Wykonywanie rozlicze┼ä;
  • Kontakt z kontrahentami;
  • Monitorowanie wpis├│w w dzienniku kierowc├│w (w firmach oferuj─ůcych transport drogowy);
  • Zarz─ůdzanie p┼éacami;
  • Planowanie tras i przygotowywanie harmonogram├│w, a tak┼╝e ┼Ťledzenie i raportowanie post─Öpu realizacji zlecenia;
  • Planowanie us┼éug transportowych, planowanie tras i przydzielanie kierowc├│w (w przypadku transportu drogowego);
  • Gromadzenie statystyk firmowych, takich jak statystyki dostaw, raporty;
  • Obs┼éuga zapyta┼ä klient├│w i w razie potrzeby przekazanie ich do innego dzia┼éu firmy.

Jakimi dokumentami zarz─ůdza administrator w firmie spedycyjnej?

Import towar├│w wi─ů┼╝e si─Ö z wieloma wymogami dokumentacyjnymi. Jest to spowodowane wymogami prawnymi i regulacjami w transporcie mi─Ödzynarodowym. Odpowiednie metryki pozwalaj─ů na ustalenie jasnych warunk├│w wykonania us┼éugi, dzi─Öki czemu przewo┼║nicy i klienci mog─ů unikn─ů─ç k┼éopotliwych sytuacji. Aby obieg dokument├│w i procedury przebieg┼éy p┼éynnie, pracownicy administracji musz─ů wzi─ů─ç udzia┼é w tym procesie. Na co dzie┼ä maj─ů oni do czynienia z wieloma r├│┼╝nymi druczkami i wiedz─ů najlepiej, jak nimi dysponowa─ç. Administrator zarz─ůdza formalno┼Ťciami takimi jak:

  • Oferta dla klienta┬áÔÇô┬á Dokument przygotowany przez pracownik├│w dzia┼éu handlowego lub spedytor├│w. Zawiera warunki wsp├│┼épracy klienta z firm─ů;
  • Akceptacja oferty┬áÔÇô┬á Niezb─Ödna do po┼Ťwiadczenia, ┼╝e klient zgodzi┼é si─Ö na zaproponowane warunki;
  • Zlecenie spedycyjne;
  • Faktura sprzeda┼╝y;
  • PZC, dokument celny potwierdzaj─ůcy wykonanie odprawy ÔÇô┬á Dzi─Öki niemu wiadomo, ┼╝e przesy┼éka spe┼éni┼éa zdeklarowane cechy i nie ma problemu z c┼éami.
  • Konosament, list przewozowy ÔÇô┬á Po┼Ťwiadcza prawo odbiorcy do podj─Öcia dostarczonego ┼éadunku;
  • Faktury kosztowe┬áod podwykonawc├│w za poszczeg├│lne us┼éugi:
    • fracht (np. kolejowy)
    • odpraw─Ö celn─ů
    • ubezpieczenie
    • fracht drogowy

Administrator jako filar firmy spedycyjnej

Administrator odgrywa kluczow─ů rol─Ö w zapewnianiu p┼éynno┼Ťci i efektywno┼Ťci proces├│w logistycznych. Dzi─Öki dobrej koordynacji, zarz─ůdzaniu dokumentacj─ů oraz wsp├│┼épracy z r├│┼╝nymi dzia┼éami, przyczynia si─Ö do sukcesu przedsi─Öbiorstwa w ┼Ťwiecie spedycji. Jego wszechstronne kompetencje i znajomo┼Ť─ç procedur s─ů fundamentem dla sprawnego transportu towar├│w, zar├│wno krajowego, jak i mi─Ödzynarodowego. Bez w─ůtpienia, administrator jest niezast─ůpionym elementem ka┼╝dej firmy spedycyjnej.